Briefing harian di meja Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) guna memastikan kelancaran operasional dan pelayanan:
1. Evaluasi Kinerja Hari Sebelumnya
• Bahas permasalahan atau keluhan yang muncul kemarin.
• Cek target dan realisasi kerja, apakah sudah sesuai dengan SOP.
• Identifikasi area yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan.
2. Pembagian Tugas Harian
• Tentukan siapa yang bertugas di meja penerimaan, pengurusan dokumen, dan pengarsipan.
• Pastikan semua petugas paham tugas masing-masing untuk hari ini.
3. Pengecekan Kesiapan Sarana dan Prasarana
• Pastikan komputer, printer, dan sistem jaringan berfungsi dengan baik.
• Cek ketersediaan formulir, brosur informasi, dan alat tulis.
4. Penjelasan tentang Prosedur atau Perubahan Terbaru
• Informasikan bila ada prosedur baru atau kebijakan yang harus diterapkan.
• Pastikan semua petugas memahami alur kerja baru agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan.
5. Penyelesaian Masalah dan Tanggapan Cepat
• Diskusikan cara penanganan jika ada masalah mendesak atau pertanyaan sulit dari masyarakat.
• Beri panduan tentang cara berkomunikasi dengan pengguna layanan yang memiliki keluhan.
6. Penguatan Komunikasi dan Sikap Profesional
• Ingatkan pentingnya sikap ramah, komunikatif, dan profesional.
• Beri motivasi agar tetap semangat dan menjaga suasana kerja yang positif.
7. Target dan Fokus Pelayanan Hari Ini
• Tetapkan target harian, misalnya jumlah layanan yang diselesaikan atau kepuasan pelanggan.
• Pastikan semua tim fokus pada tujuan pelayanan yang berkualitas dan efisien.
8. Penyampaian Informasi Tambahan
• Beri informasi tambahan mengenai event atau aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan hari ini.
• Jika ada rapat atau tugas tambahan, informasikan agar tim siap.
Menyediakan waktu beberapa menit untuk tanya jawab atau memberi masukan juga akan sangat bermanfaat agar semua tim merasa didengar dan terlibat.
